Tantangan yang sering dihadapi dalam pengelolaan database material adalah kemungkinan terjadinya duplikasi material, yang terutama disebabkan oleh human error pada proses identifikasi dan deskripsi material. Dampak dari duplikasi material ini secara langsung akan berakibat pada nilai inventory yang tinggi namun memiliki siklus penggunaan yang rendah atau bahkan menjadi material dead stock di gudang. Material dead stock tersebut dapat menyebabkan potensi kerugian bagi perusahaan. Selain itu juga akan ada potensi kerugian finansial dari perusahaan yang telah dikeluarkan untuk pengadaan awal material tersebut sehingga diperlukan standarisasi cataloging.
Cataloging adalah sebuah proses dalam sistem supply chain management yang melibatkan disiplin identifikasi dan deskripsi material yang digunakan dalam operasional perusahaan sehingga informasi material dapat digunakan untuk proses perencanaan, pengadaan dan pergudangan oleh user maupun manajemen. Disiplin identifikasi dan deskripsi material membutuhkan implementasi sejumlah aturan dan prosedur yang harus distandarkan dan diaplikasikan secara konsisten. Catalog yang baik sangat penting untuk menjadi pendukung dalam operasional perusahaan karena akan mendukung komunikasi mengenai material terutama dari fungsi produksi, pemeliharaan, pergudangan, dan proses Pengadaan.
Cataloging menggunakan standarisasi penyusunan informasi dan klasifikasi material berdasarkan Material Type, Material Group, Material Number, Item Name (Noun, Modifier), Material Description (Attributes), Unit of Measurement, Manufacture & References, Abbreviation, Keyword, dan Colloquial Name.
Cataloging disusun dengan memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut:
- Aspek Material
Persediaan sparepart dan material dalam jumlah besar, berpotensi untuk menimbulkan masalah dalam pengelolaan persediaan yang disimpan di dalam gudang. Masalah utama yang terkait dengan Cataloging adalah duplikasi material, dimana duplikasi material dapat dihindari dengan upaya sebagai berikut:
- Konsisten dalam melakukan penulisan deskripsi material, antara lain dengan menetapkan standarisasi Cataloging.
- Sentralisasi pengelolaan master data material sehingga mampu mengendalikan penambahan dan modifikasi master data
2. Aspek Perusahaan
Minimalisasi duplikasi material akan memberikan dampak bagi perusahaan antara lain:
- Pengurangan nilai inventory.
- Pengurangan material yang berpotensi menjadi dead stock.
- Proses pengadaan yang lebih terencana sesuai kebutuhan dan lebih objektif.
3. Aspek Manusia
Penetapan standarisasi Cataloging dari aspek manusia akan berdampak sebagai berikut:
- Meningkatkan konsistensi dari user dalam membuat Catalog material baru atau memodifikasi Catalog
- Mengurangi potensi deskripsi material yang tidak standar dan duplikasi material dikarenakan pengalaman dan personal judgment user yang berbeda.
4. Aspek Perkembangan Teknologi
Sistem pendukung berbasis IT harus mampu mengakomodasi standarisasi Cataloging agar bisa digunakan oleh user secara efektif dan berkesinambungan.
Untuk mengetahui lebih banyak mengenai Blueprint Cataloging, silakan segera hubungi contact person kami!